Vanliga frågor - FAQ

Ni binder er inte alls - vi tror inte på att låsa in våra kunder i långa avtal. Vi vill skapa en så pass vass produkt att ni inte kommer vilja byta system. Därför är avtalen utformade med en månads uppsägningstid.

Fakturering sker i förskott varje månad.

Priset baseras på antalet anställda medarbetare som finns inne i systemet. Ni betalar månadsvis i förskott. Obegränsat antal administratörer.

Systemet är byggt efter att GDPR trädde i kraft 2018. Vi har därmed kunnat bygga ett system som är anpassat efter GDPR och kan på så vis garantera en säker hantering av personuppgifter. Ni ställer själva in hur länge data ska sparas innan den görs oläslig.

Genom att centralisera er persondata på ett och samma ställe vet ni alltid var den är, vilket gör det enkelt att radera den vid behov.

Hailey HR är ett molnbaserat HR-system. All känslig data sparas på säkra servrar som tillhandahålls av vår partner Upcloud. Upcloud är ett finskt bolag (FO-nummer 2431560), med finska ägare och datacenter i Europa som följer GDPR. All persondata lagras krypterat hos Upcloud.

Övrig data som inte är persondata lagras på europeiska servrar hos Microsoft Azure (primärt i Amsterdam, med automatisk reserv i Dublin). Ingen persondata lagras hos Microsoft Azure.

Personuppgifter krypteras i vila med AES256. Kommunikation med tjänster säkerställs av HTTPS med TLS 1.2. Hailey HR använder sig av crypto shredding för att säkerställa maximal datasäkerhet. Det innebär att känsliga data görs oläsligt genom att avsiktligt skriva över eller radera krypteringsnycklar som används för att säkra dessa data.

Utifrån era roller och rättigheter kan ni bestämma helt och hållet vem som ska se vad. Som standardinställning kan anställda bara se begränsad information om organisationen - och detta går som sagt att anpassa i detalj. Anpassningen sker i vår behörighetsstruktur, där administratörer delar ut rättigheter vad gäller tillgång till olika delar i systemet.

All masterdata kan exporteras i Excelformat från systemet. Det finns dokumentation på hur ni exporterar er information från systemet. Av säkerhets- och backupskäl sparar Hailey HR data 30 dagar efter avslutat avtal, därefter raderas all information.

Data som berör affärsrelationen mellan er som kund och Hailey (t.ex. avtal och information om fakturering) sparas.

Det är möjligt att logga in med SSO från Microsoft, Google och Okta. 

Hailey använder s.k. crypto-shredding för att säkerställa hög datasäkerhet. I praktiken innebär det att göra data oläsbar genom att skriva över eller ta bort krypteringsnycklarna som används för att skydda data.

Om en användare vill bli glömd kan vi alltså enkelt ta bort den specifika nyckeln, vilket gör att uppgifterna blir oläsbara.

I dagsläget erbjuder vi anonyma undersökningar för minst fem svaranden. Det går att bryta ner resultaten på avdelning, kontor eller chef för att kunna analysera datan ytterligare.

Det är möjligt att skriva anteckningar på anställda som enbart chefer med rätt behörighet kan se. Vår flexibla behörighetsstruktur möjliggör att ni kan skräddarsy detta. 

Hailey kan även hjälpa er att hantera samtalsnoteringar som kräver signering av båda parter. Dokumenten kopplade till incidenter lagras sedan på medarbetarkortet. 

Vi driver ett kontinuerligt arbete för att kunder ska kunna anpassa delar av plattformen. Fokus kommer att vara på delar inom nyanställning (preboarding/onboarding) och företagssidan. Detta för att säkerställa att vi behåller vår användarvänliga design. 

Vi visar gärna upp hur t.ex. onboardingflödet går att anpassa med logotyp - kontakta oss!

Ni kan redan idag lägga till specifika kompetenser på medarbetarna via anpassade fält och skapa en överblick.

Både preboarding och onboarding är centrala funktioner som ni skräddarsyr baserat på era behov och önskemål. I onboardingen kan ni bland annat inkludera både bilder och texter från chefer och teamet för att skapa en välkomnande start för er nästa kollega.

Absolut - vi har en otroligt enkel integrerad process för anställningsresan! Med hjälp av vår wizard guidas ni genom hela processen.

Från att ni initierar en anställning, till inhämtande av personuppgifter, hantering av era avtalsmallar till vår inbyggda e-signering med BankId eller digital signatur. Det signerade avtalet landar sedan automatiskt under medarbetarkortet. Allt för att undvika dubbelarbete. 

Om ni använder Teamtailor som ATS har vi en färdig integration för att koppla ihop flödet från kandidat i Teamtailor till anställd medarbetare i Hailey. 

Det går alldeles utmärkt att bedriva policyarbete i Hailey. Du kan till exempel skicka ut policyer som ska signeras av medarbetare via systemet och därefter följa vilka som tagit del av informationen och inte.

Ni kan hantera blanketter som populeras med HR- och medarbetardata via våra kontraktsmallar eller ladda upp färdiga pdf:er för signering.

Det går även att bygga upp dynamiska policydokument i vår kontraktshantering för att enkelt kunna revidera dem och sedan skicka ut nya versioner.

Nej - men vi rekommenderar att Hailey blir master för all HR-data. I Hailey är det möjligt att frånvarorapportera och sedan exportera ut både frånvarorapporteringen och förändringar som skett i medarbetardatan för export till lönesystemet.

Finns det ett öppet API hos löneleverantören kan ni bygga en integration mellan systemen så att denna data skickas direkt till lönesystemet ni använder. Själva lönekörningen görs fortfarande i ert befintliga lönesystem.

Hailey HR är ingen förmånsportal. Ni kan däremot bygga er en tydlig överblick vad gäller medarbetares förmåner och kompensation inom bolaget genom att använda vår funktion för anpassade fält.

Många kunder är vana att hantera masterdata i lönesystemet. Genom att flytta detta till Hailey får ni ha en mer flexibel hantering kopplat till roller och rättigheter för att erbjuda både transparens och en säker hantering av era personuppgifter.

Ni kan integrera Hailey med ert Microsoft eller Google konto, er hemsida, andra system och liknande för att ha en ”sanning” som ni kan använda i hela organisationen – där ni dessutom kan lägga till egna fält och använda systemet precis hur det passar er bäst. 

Absolut! Det här är en av våra främsta funktioner. Varje anställd har en timeline där det samlas historik om bland annat tidigare roller, chefer, löner och avtal som signerats.

Kan jag se flera medarbetares data samtidigt? Ja - med vår medarbetarlista kan du på ett enkelt sätt överblicka all medarbetardata genom att välja de kolumner och filter ni är intresserade av. 

Det går att ladda upp avtal och dokument på en anställds medarbetarkort. De dokumenttyper vi stödjer är för närvarande: jpg, .jpeg, .png, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx. Dokument och avtal som signeras i Hailey hamnar automatiskt på respektive medarbetares profil.

Det går alldeles utmärkt att använda vår kontraktsbank till detta. Förutom anställningsavtal kan ni skapa bilagor, skriftliga intyg och uppsägningsblanketter. Dessa signeras via bank-id eller e-signering genom systemet.

Med hjälp av exportfunktionen i medarbetarlistan kan ni skapa de typer av rapporter ni önskar utifrån behoven. Stora delar av den data som lagras i verktyget finns tillgänglig för filtrering.

I vår Analytics-del finns även färdiga rapporter som täcker in vanliga frågor som t.ex. headcount, ålder- och könsfördelning, lönenivåer och annat.

Ja, uppbyggda filtreringar från medarbeterlistan laddas enkelt ner som Excelfiler.

Supporten från vårt Customer Success-team är en av de mest uppskattade delarna hos våra kunder. Teamet finns tillgängliga under kontorstider via mejl, telefon och videomöte.

Vi har byggt en kunskapsbas som innehåller tydliga guider där vi steg för steg går igenom hur respektive funktion används på bästa sätt. Självklart är vi bara ett mejl bort om det finns frågor.

Vår Customer Success-avdelning kommer att guida er genom alla steg i implementeringen och vägleda er så att ni snabbt ska kunna använda systemet och funktionerna maximalt. 
 

Startmöte - digitalt, cirka 60 minuter 

Vi går igenom systemet via Teams och startar upp ett konto till er så att ni kan komma igång. 

Vi sätter tillsammans upp en plan för onboardingen i systemet och säkerställer en kontinuerlig dialog under implementationen. Vanligtvis bokar vi ett möte i veckan till dess att implementeringen är klar och ni går live. När implementationsfasen är färdig kommer ni framåt att kunna kontakta vår support för guidning och hjälp i systemet. 
 

Hur lång tid tar det då? 

Vi har kunder som går live till hela organisationen på 2-3 veckor medan andra behöver mer tid. Två faktorer avgör oftast hur lång startsträckan blir. 1) Hur mycket tid och fokus ni har möjlighet att lägga, och 2) hur mycket ni vill ändra i era befintliga processer när de flyttar till Hailey. Från vår sida går det fort och vi hjälper er att planera en effektiv implementering med en logisk ordning.  

När ni är igång 

Var tredje vecka får ni en produktuppdateringar via e-post med alla nya funktioner vi lägger till, så ni inte missar någonting. Vill ni kan ni även att boka in möten med Customer Success för att gå igenom ny funktionalitet. Vissa kunder har stående möten och andra vill kontakta Customer Success på egen hand när det behövs. 

Vår vision med systemet är att det ska vara så enkelt och smidigt att ni inte ska behöva lägga ner tid på långa utbildningar internt för att komma igång och börja använda verktyget. Vi finns givetvis alltid här för er och ni kontaktar oss när ni behöver. Vi arbetar agilt och planerar vår roadmap efter våra kunders behov vilket innebär att ni även kommer få vara med att påverka systemets utformning framåt och komma med idéer och input.